オフィス移転をスムーズに行うための4ステップ

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 家の引越と同じようにオフィスの移転も事前の準備・段取りが非常に大事です。しっかりと準備することで無駄な時間と経費をかけることなく、スムーズな移転が実現します。今回はオフィス移転の準備の一例について書きたいと思います。

 オフィスの規模が大きければ大きいほど荷物の搬出・搬入に時間がかかります。また移転の際に廃棄する物もあることと思います。新オフィスに持っていくもの、持っていかないものをしっかりと区別することも大事です。

1 旧オフィスのレイアウト作成
 意外と忘れがちな作業になりますが移転前のオフィスのレイアウトを作成します。ここで作成したレイアウトを活用して荷物の梱包作業に進みます。
基本的に室内の寸法は正確でなくても大丈夫です。
什器や備品に番号を被らないように振ります。デスクとチェアのセットで使う家具には同位置番号振ります。
2 新オフィスのレイアウト作成
 旧オフィスのレイアウト作成が完了したら移転先オフィスのレイアウトを作成します。旧オフィスのレイアウトとは違いしっかりと室内の寸法を図ります。移転先オフィスのレイアウトが完成後、既存什器を使用する箇所には旧オフィスレイアウトに振った番号と同じ番号を移転先オフィスのレイアウトにも記入します。
 新規で配置する什器などがある場合は色分けなどして区別しましょう。
3 運搬する荷物に番号振り
 移転先オフィスのレイアウトに振った番号を什器にナンバリングします。ナンバリング用のステッカーに新オフィスレイアウト番号を書き、家具・什器等に貼ります。デスクとチェア等のセットで使う家具には同位置番号を振ります。PCのキーボードやマウスはまとめて同じ段ボールなどに梱包しましょう。
 書庫やキャビネットの荷物は何段目に入っていたものなのか分かるように「1(什器の番号)-2(棚番号)」のように番号を書くと移転先での開梱作業が楽になります。
4 梱包済みの荷物をまとめる
 基本的に荷物の搬出は段ボールから行われることを念頭に置き、段ボールは搬出しやすい場所にまとめます。この時に同じ番号の荷物はまとめて置くことと、廃棄物の入った段ボールは分かり易くまとめておくことがポイントです。

 以上の作業を移転前に行っておけば、移転日にスムーズに搬出され、移転先オフィスでの開梱作業もスムーズに進みます。またこれらの作業を業者に依頼するとそれだけコストがかかります。コストカットの意味でも移転前の準備はポイントと言えます。
 オフィス移転の際には参考にしてみてください。