ビジネスフォンの機能を分かり易く説明します

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 オフィスに置かれている電話はビジネスフォンと呼ばれます。電話はオフィスの必需品です。では一体、家庭用の電話機とオフィス用のビジネスフォンとでは何が違うのでしょうか。今回は、知っているようで知らない家庭用電話機とビジネスフォンの違いを説明したいと思います。

 一般家庭では電話番号は1つ、電話機とFAXが一台ずつあれば問題ない場合がほとんどです。アナログ回線では1台に1回線が基本となっています、コードレス等を使用すれば一般家庭には十分でしょう。では会社で家庭用電話機を使用するとどうなるでしょうか。一人に一台の電話機が与えられ、コードレスを使用しないと一人に一つの番号が与えられることになります。この場合、不在の社員の電話が鳴ると、わざわざその席まで行って電話を取りにいかなくてはなりません。また、もし電話中に他の電話がかかってきた場合、他の社員がその電話を取ることができません。

 ビジネスフォンの場合、同じ番号にかかってきた電話を複数の人間で取ることができます。一台の電話機で複数の電話番号にかかってきた電話もとることができます。家庭用電話機だと回線も社員分必要になりますが、ビジネスフォンであれば全社員が一斉に電話する機会がない限り、人数分の回線は不要です。内線と呼ばれる、席が離れている社員同士で通話も可能です。細かい仕組みは長くなるので次回以降お伝えしますが、先述の様な複数の外線と内線を共有して使用できるのがビジネスフォンです。

 ビジネスフォンの便利な機能で代表的なものは「保留」と「内線」機能です。

 受信(発信)した電話回線を保留することにより、他の電話機に転送することが可能です。保留機能により効率よく電話を担当まで繋げることが可能です。

 内線は、オフィス内の主装置に接続されている電話機同士であれば電話代がかからない機能です。保留した電話を内線で他へ繋げることも可能です。

 普段使っていると当たり前のようですが、これらがビジネスフォンの一番の特徴になります。

 最大何人が同時通話をする可能性があるのかを考える必要はあり、電話機のスペックも社員数に合ったものにすべきです。回線にもアナログやデジタル、ひかりなどがあり全てを理解するのは難しいかもしれません。ビジネスフォンの導入をご検討の場合は業者に相談しながら進めるのが良いと思います。